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Externe Telefonrezeption - Wer macht den sowas?

In den letzten Monaten hat man viel von der externen Telefonrezeption von Oral + Care GmbH lesen können. Zahnärzte vertrauen ihr Telefon Experten an und erleben dadurch einen entspannteren Praxisalltag. Was bewegt Ärzte tatsächlich dazu, ihr Allerheiligstes in fremde Hände zu geben? Wir haben bei den Experten nachgefragt.

Autor: oral + care Dienstleistungen für Zahnärzte GmbH

Warum lagern Ihre Kunden das Telefon aus?

Das Telefon ist wie ein Nadelöhr – alle müssen hindurch und jeder weiß, es wird eng. Eine schlechte Erreichbarkeit der Praxis führt oft zu unzufriedenen Patienten und Mitarbeiter gleichermaßen und Neupatienten gehen oft verloren. Das ist für patienten- und mitarbeiterorientierte Praxen nicht mehr zeitgemäß und verlangt nach unseren Lösungen.

Was sind das für Praxen?

In der Frage der Erreichbarkeit stehen alle Praxen vor der gleichen Herausforderung. Zu unseren Kunden gehören kleine Gemeinschaftspraxen ebenso wie große Kliniken.

Wie funktioniert das ?

Wir agieren, wie die Mitarbeiter in der Praxis – eben nur an einem anderen Standort. Wir adaptieren das Know-how der Praxis und arbeiten über eine gesicherte Datenleitung nach den gleichen Vorgaben. Wir sind wie eine neue Kollegin im Team zu betrachten. Der Unterschied ist nur, dass diese „neue Kollegin" keinen Urlaub hat, nicht krank oder schwanger wird und 60 Stunden/Woche zur Verfügung steht.

Wie flexibel ist dieser Service?

Unsere Kunden wählen individuell aus. Meist testen die Kunden mit kleinen Aufträgen zunächst an. Mit der sogenannten Überlauf-Telefonie kommen Anrufe dann zu uns, wenn in der Praxis in den ersten 10 Sekunden niemand an das Telefon gehen kann oder besetzt ist. Andere Zahnärzte leiten ihr Telefon nur außerhalb der Öffnungszeiten zu uns um, z. B. am Mittwochnachmittag oder ab 18 Uhr. Es gibt auch Kunden, für die wir die Urlaubsvertretung übernehmen. So haben die Patienten auch während des Urlaubes einen persönlichen Ansprechpartner. Die Erfahrung hat aber gezeigt, dass sich so gut wie alle Kunden früher oder später dafür entscheiden, uns ihr Telefon dauerhaft und in Vollzeit anzuvertrauen.

Müssen die Rezeptionistinnen um Ihren Job fürchten?

Im Gegenteil. Durch die Entlastung am Telefon haben die Mitarbeiterinnen mehr Zeit, sich auf die Patienten vor Ort und die organisatorischen Abläufe der Praxis zu konzentrieren. Sie haben mehr Zeit für die Abrechnung und andere Aufgaben, die sonst auf der Strecke bleiben würden. Mit uns zieht nicht nur mehr Ruhe in die Praxis ein, sondern häufig auch mehr Zufriedenheit im gesamten Praxisteam.

www.oral-care.de

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