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Nachbestellen wie die Profis

Zugegeben, eine Zahnarztpraxis ist kein Supermarkt mit 4.000 oder mehr Artikeln. Aber 300 bis 400 Artikel kommen schon zusammen, wenn man einmal die eigenen Regale kontrolliert. Das ist immerhin ein Drittel des normalen Sortiments eines Lebensmitteldiscounters. Dort käme sicher niemand auf den Gedanken, die Ware im Regal regelmäßig nachzuzählen, um festzustellen, was gerade nachbestellt werden muss.

In vielen Zahnarztpraxen wird die Nachbestellung aber – manchmal seit Jahrzehnten - genau so gehandhabt. Vielleicht ist es das von der Vorvorgängerin eingeführte Bestellbuch, das auch in Zeiten des allgegenwärtigen PCs noch immer liebevoll von Hand geführt wird, vielleicht sind es die handgeschriebenen Karteikärtchen, die an der Rezeption gesammelt werden - um dann beim Depot anzurufen und die Bestellung durchzugeben. Und immer gibt es vermeintlich gute Gründe, warum diese antiquierten Verfahren weiterhin gehegt und gepflegt werden. Zumindest solange, bis jemand die Frage stellt: „Wie viel XY haben wir eigentlich im letzten Jahr verbraucht?“ oder „Was haben wir eigentlich gerade im Lager?“ Dann beginnt in der Regel das große Rätselraten und die hektische und zeitintensive Suche nach den entsprechenden Informationen. Wäre es nicht schön, einfach alle diese Daten auf Knopfdruck abrufbereit zu haben und die Nachbestellung weitgehend zu automatisieren? Die Profis in Handel und Handwerk können das schon lange. Hier werden Wareneingang und Lagerentnahme registriert und damit eine korrekte Lagerbestandsführung gewährleistet. Beim Erreichen entsprechender Meldebestände informieren die Systeme über den Bestellbedarf und schon ist sichergestellt, dass das richtige Material zur richtigen Zeit bestellt wird. Warum sollte ein solches System, das in jedem besseren Handwerksbetrieb funktioniert, in einer Zahnarztpraxis nicht auch realisierbar sein? Dabei ist es wirklich ganz einfach, man braucht nur einen PC, der in der Regel ohnedies vorhanden ist, die Software AERABestellkompass, einen Etikettendrucker und einen kleinen Speicherscanner. Alles zusammen kostet nicht einmal 1.000 Euro und spart dann pro Jahr meist mehr als das Doppelte ein. Leider hat sich die Industrie auch nach Jahren noch nicht auf eine einheitliche Kennzeichnung der Artikel verständigt. Deshalb funktioniert ein Barcodesystem nur dann reibungslos, wenn man praxisinterne Barcodes erzeugt. Das ist allerdings kein echter Nachteil, da auf diese Weise auch solche Artikel in die Materialverwaltung mit einbezogen werden können, die üblicherweise nicht über den klassischen Dentalhandel bezogen werden, ob Putzmittel, Tonerpatrone oder Kopierpapier, alles ist möglich. Der Arbeitsablauf ist dabei denkbar einfach: Der AERA-Bestelkompass enthält eine gigantische, tagesaktuelle Datenbank mit allen Artikeln und Lieferanten des deutschen Dentalmarktes. Anfänglich wählt man die Artikel aus diesen Katalogen aus, legt sie in den Warenkorb und bestellt bei einem beliebigen Lieferanten – idealerweise nachdem man einen Preisvergleich gemacht hat. Da die Software die Bestellung ‚kennt’, ist die Wareneingangskontrolle nun ein Kinderspiel. Bei dieser Gelegenheit werden die Strichcodeetiketten ausgedruckt, die anschließend auf die Packungen geklebt werden. Entnimmt man nun das Material, wird das Etikett mit einem streichholzschachtelgroßen Speicherscanner erfasst. Dieser Scanner wird später an den PC angeschlossen und ausgelesen. Auf diese Weise reduziert sich der Bestand und beim Erreichen einer frei einstellbaren Menge meldet die Lagerliste den Nachbestellbedarf. Nun können die benötigten Artikel wieder direkt in den Warenkorb gelegt werden und die Nachbestellung muss nur noch abgeschickt werden - und ganz nebenbei sind alle denkbaren statistischen Auswertungen sofort abrufbereit. Ein angenehmer Zusatzeffekt dieser Vorgehensweise ist, dass man damit endlich auch einen perfekten Überblick über die aktuellen Preise der Lieferanten hat. So kann man auch kontrollieren, was die angeblichen Lieblingskundenrabatte des Stammdepots tatsächlich wert sind – und durch geschickten Einkauf sicher viele hundert Euro pro Jahr einsparen.

Weitere Informationen unter www.Bestellkompass.de

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